Microsoft Teams, ¿aglutinador o facilitador?
By Redacción, Post
Productividad, comunicación, colaboración… Todos tenemos claro que son muchos los beneficios y ventajas que esta plataforma aporta a las empresas, pero, ¿qué hace exactamente Microsoft Teams?
La apuesta de Microsoft por las herramientas colaborativas queda patente en cada una de sus aplicaciones más recientes, como Microsoft Teams. Es difícil a estas alturas no haber oído hablar o leído algo sobre esta, pero para muchos sigue siendo un misterio.
Como concepto general, Teams promueve la comunicación fluida entre equipos de trabajo definidos, con acceso a chat o conversaciones dedicadas a diferentes temáticas que podemos ir clasificando, o permitiendo realizar reuniones en línea conectando desde varios dispositivos y usuarios.
Pero quizá lo que más puede ayudarnos es su vertiente de “aglutinador” de aplicaciones. En una misma pantalla, accediendo a un equipo de Microsoft Teams con usuarios y permisos determinados, podemos tener las herramientas que habitualmente utilizamos sin movernos demasiado. Y es así porque la plataforma permite agregar al equipo deseado varias pestañas que, por ejemplo, acceden directamente a una hoja de Excel que trabajar, un sitio web concreto, un panel de Power BI e incluso a un plan de Planner.
Pero la cosa no queda ahí, puesto que no solo conectamos con aplicaciones de Microsoft, sino que también podemos añadir pestañas de Trello, Zoho CRM, Zendesk, Adobe o Cisco Webex, entre muchas otras.
Veamos un ejemplo. En esta ocasión, hemos creado un Team para un Departamento de Comunicación y Marketing al que únicamente tienen acceso los miembros del mismo, dando permisos de administrador a la persona responsable que queda como ‘propietario’ del grupo.
Ejemplo 1: Pestaña de 'Publicaciones' en un canal general de un equipo de Teams
Dividimos el equipo en varios ‘canales’ que, en este caso, corresponden con las diferentes áreas del departamento: marketing digital, eventos, telemarketing… A lo que añadimos también un canal general y otro de formación para tratar esos temas más genéricos. En cada canal se accede a una pestaña de ‘Publicaciones’ propia, donde los integrantes del equipo podrán publicar y responder sobre una misma conversación. Desde esta, se puede nombrar a las personas deseadas del equipo, adjuntar archivos o enlazar con otras partes del Team. Al añadir documentos de cualquier tipo, estos quedan almacenados en la pestaña ‘Archivos’ que podemos organizar como prefiramos, añadiendo carpetas.
Ejemplo 2: Pestaña de 'Archivos' organizada por carpetas
Existe además la pestaña ‘Wiki’ que no es más que un espacio para dejar por escrito, por ejemplo, actas de reuniones. También puede ser utilizado como ‘memo’ para tener a mano explicaciones útiles, manuales de uso, etc. Esta pestaña podremos organizarla por secciones.
Ejemplo 3: Pestaña adicional de un plan de Planner organizado por tareas
En este ejemplo podemos tener acceso a varias pestañas adicionales: una hoja de Excel con información diaria que pueda utilizarse en este departamento, un panel de Power BI para Marketing y un planner con las tareas asignadas a los miembros del equipo. Todo ello controlado sin salir de la misma aplicación: esto es Microsoft Teams. Es por ello que nos gusta más definirlo como “facilitador” porque, ¿cuántas idas y venidas por diferentes ventanas y aplicaciones nos ahorramos gracias a él? Muchas más de las que podamos imaginar.
