Cierre del ejercicio en Microsoft Dynamics Nav
By L.M Román, Post
Gran cantidad de empresas están inmersas en estas fechas en el cierre del año contable con los auditores y la obtención de las consiguientes Cuentas anuales y generación de la Memoria del año. Por ello, es interesante recordar los procesos de cierre de año contable que posee Microsoft Dynamics NAV y cómo han de llevarse a cabo.
Pasos a seguir para registrar el cierre del ejercicio en Microsoft Dynamics NAV
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Calcular y registrar las amortizaciones de activos
En caso de que se gestionen los activos a través de NAV, se accederá a la pantalla del proceso de cálculo de la amortización desde el Menú: Gestión Financiera – Activos Fijos – Actividades periódicas – Calcular amortización
El proceso “Calcular amortización” de NAV calcula la amortización en función de las condiciones definidas en el mismo. El A/F Libro amortización vinculado a los activos, define el método de amortización, la fecha inicial de amortización y el grupo contable del activo utilizado en el proceso.
Si la configuración de los libros de amortización de los activos incluidos en el proceso implica una integración de los movimientos de activos con la contabilidad, el sistema transferirá los movimientos al diario contable de activo. (En caso contrario, el proceso transferirá los movimientos al A/F Diario).
Es posible definir lo que se incluye en el proceso estableciendo filtros.
También se puede determinar cómo se ejecuta el proceso rellenando los campos de la pestaña Opciones. Los campos de ambas pestañas se rellenarán de la forma siguiente:
-Activo
En principio, no es necesario especificar ningún filtro en esta pestaña, de esta forma el proceso incluirá todos los activos en la amortización.
-Opciones
-A/F Fecha registro: Normalmente indicaremos la fecha fin de ejercicio (31/12/XX).
Si anteriormente ya se ha registrado la amortización en el activo, la fecha de registro de activo del último movimiento de amortización será utilizada como fecha inicial en el cálculo de la amortización.
Si éste es el primer movimiento de amortización del activo, se utilizará como fecha inicial para el cálculo de la amortización la Fecha inicio amortización definida en la ventana A/F Libros amortización.
-Fecha registro: Normalmente indicaremos la fecha fin de ejercicio (31/12/XX).
-Nº documento: Introducir el número de documento, por ejemplo: “AMORTXX”.
-Texto de registro: Es el texto que se copiará a las líneas de diario que se creen en el proceso. Por ejemplo: “Amortización 20XX”.
-Insertar contrapartida: Activaremos la casilla para que el proceso inserte automáticamente la cuenta contrapartida configurada en la tabla A/F Grupo contable en el diario para cada grupo contable.
Después de aceptar, Navision calcula la amortización e inserta las líneas en el diario contable de activos fijos. Si es necesario se ajustarán los movimientos y seguidamente se registrarán las líneas del diario.
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Registrar todos los movimientos pendientes
Es aconsejable revisar que todos los movimientos a registrar se han cargado en el programa antes de ejecutar el cierre del ejercicio.
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Procesar el cierre del ejercicio
El siguiente paso es crear un periodo nuevo y fijar el cierre del ejercicio actual. Desde el Menú: Gestión Financiera – Contabilidad – Actividades periódicas – Ejercicio – Periodos contables – Botones Crear ejercicio y Fijar cierre.
Cuando se ejecuta el botón “Fijar cierre” el sistema marca el ejercicio como "cerrado".
Es posible realizar registros en un ejercicio cerrado, en este caso, será necesario volver a efectuar el proceso “Asiento regularización”.
Es importante saber que no se puede volver a abrir un ejercicio cerrado. Tampoco se puede cambiar la fecha de inicio del ejercicio siguiente. No obstante, incluso aunque un ejercicio se haya cerrado, todavía se podrá registrar en él movimientos de contabilidad (siempre y cuando después de registrar estos movimientos se vuelva a registrar el asiento de regularización). Al hacerlo, los movimientos se marcarán como registrados en un ejercicio cerrado.
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Registrar el asiento de regularización
Antes de crear el asiento de regularización, será necesario ejecutar previamente el proceso de cierre del ejercicio.
Para registrar el asiento de regularización (que se encuentra en Gestión Financiera – Contabilidad – Actividades periódicas – Ejercicio – Asiento regularización…), es necesario rellenar los campos que aparecen en el proceso, por ejemplo:
-Fecha final ejercicio: Será 31/12/XX.
-Libro del diario general: GENERAL
-Sección diario general: GENÉRICO
-Nº documento: Nº documento con el que se va a registrar el asiento. Si la sección tiene asignada un Nº de serie, el Nº documento se asigna solo en función de la configuración de los Nos. de serie del diario GENERAL, sección GENÉRICO.
-Texto de registro: Asiento regularización 20XX
-Dimensiones: Se especificarán las dimensiones por las que se desea cerrar el ejercicio. El sistema registrará un movimiento para cada dimensión especificada.
Al pinchar en el botón Aceptar en esta pantalla, el programa genera y REGISTRA automáticamente un asiento de regularización (que se identifica por la fecha de registro que habíamos indicado precedida de una ‘U’).
El asiento que se registra consiste en el cierre de los movimientos de las cuentas de resultado (grupos 6 y 7 del plan) contra una cuenta de balance (definida en las fichas de cada una de estas cuentas en el campo Cta. regularización), por ejemplo, la 12900001.
Nota: Es posible insertar registros de un ejercicio cerrado en el sistema, es decir, después de haber ejecutado el proceso de cierre de ejercicio, siempre y cuando se vuelva a ejecutar el proceso de Asiento de regularización.
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Obtener informes de cierre
Es posible obtener una serie de informes de resultados de las cuentas. Para ello es necesario previamente enumerar los asientos del periodo, desde la pantalla que está en el Menú:
Gestión financiera – Historial – Registro movimientos – Acciones – Asignar nº asiento periodo.
Después de hacer el cierre y asignar los números de asiento, es posible obtener informes como:
-Libros Diarios (Con filtro fecha: 01/01/XX…U31/12/XX).
(Gestión Financiera – Contabilidad – Informes – Resultado financiero – Libro diario oficial)
-Libro Mayor (Con filtro fecha: 01/01/XX…U31/12/XX).
(Gestión Financiera – Contabilidad – Informes – Movimientos – Libro mayor)
–Balance (Con filtro fecha: 01/01/XX…U31/12/XX).
(Gestión Financiera – Contabilidad – Análisis e informes – Esquema de cuentas – Imprimir)
-Cuenta de Pérdidas y Ganancias (Con filtro fecha: 01/01/XX…31/12/XX).
(Gestión Financiera – Contabilidad – Análisis e informes – Esquema de cuentas – Imprimir).
