Optimiza tu gestión documental con Document Capture para Business Central
En la era de la automatización, aún hay muchas empresas que siguen gestionando sus facturas, pedidos y albaranes de forma manual. ¿El resultado? Procesos lentos, propensos a errores y con una carga administrativa innecesaria. Si trabajas con Microsoft Dynamics 365 Business Central, es hora de dar el salto a la eficiencia con Document Capture: una herramienta diseñada para transformar por completo tu forma de trabajar con documentos.
¿Qué es Document Capture y por qué necesitas prestarle atención?
Document Capture es una extensión 100% integrada en la versión SaaS de Business Central que permite capturar, interpretar y registrar automáticamente documentos como facturas, abonos, pedidos o albaranes. Pero no se queda ahí, también actúa como un gestor documental para otro tipo de archivos, organizando y distribuyendo toda la información que tu empresa recibe diariamente.
Lo mejor de todo es que no necesitas herramientas externas ni desarrollos adicionales. Document Capture se instala directamente desde el Marketplace de Microsoft y aparece en la home de Business Central, lista para comenzar a trabajar desde el primer momento.
¿Cómo funciona Document Capture en la práctica?
El flujo de trabajo es tan sencillo como potente:
- Recepción del documento: Puede ser escaneado, reenviado por email o importado como PDF.
- Importación automática: Document Capture lo identifica y lo clasifica.
- Configuración inicial: Si es un nuevo tipo de documento, lo puedes enseñar una sola vez.
- Reconocimiento inteligente: Gracias a su sistema de machine learning, aprenderá a procesarlos cada vez con más precisión (más del 95% de acierto).
- Asignación automática: El documento sigue el flujo de trabajo según su tipo y destino.
- Acción final: Validación, registro contable o simplemente almacenamiento seguro en tu sistema.
Además, cuenta con funcionalidades avanzadas como el cálculo automático de campos, enlace directo al correo original y distribución según el tipo de documento.
Beneficios tangibles de implantar Document Capture
- Automatización real: Ya no tendrás que introducir datos manualmente ni verificar una por una las facturas recibidas.
- Reducción de errores: Al eliminar la intervención humana, minimizas los errores de registro y evitas problemas contables.
- Ahorro de tiempo: Libera al equipo de tareas repetitivas y permite enfocarse en lo realmente estratégico.
- Gestión documental centralizada: Todos los documentos en un solo lugar, accesibles y organizados según tus necesidades.
- Flexibilidad total: Puedes gestionar tanto documentos estructurados (como una factura) como no estructurados (contratos, documentos internos…).
- Adaptado al trabajo colaborativo: Permite la intervención de aprobadores externos mediante licencias tipo Team Member.
Requisitos técnicos y tiempos de implantación
La implantación de Document Capture es rápida y eficiente. Se realiza en solo unos días, y la curva de aprendizaje es mínima gracias a su interfaz intuitiva y su integración directa con Business Central.
Algunos requisitos importantes a tener en cuenta:
- Es necesario contar con un espacio de almacenamiento externo (Blockstorage u otra opción que configuramos desde VS Sistemas).
- Para los aprobadores externos se necesita una licencia adicional tipo Team Member.
- Una vez configurado, el sistema se adapta al flujo natural de tu empresa, sin alterar tu operativa diaria.
¿Qué papel juega VS Sistemas en todo esto?
En VS Sistemas no solo implantamos soluciones tecnológicas, las transformamos en ventajas competitivas. Nuestro equipo está especializado en la digitalización de procesos empresariales a través de herramientas como Document Capture y Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Acompañamos a nuestros clientes desde la planificación hasta la formación, y lo más importante: estamos ahí a largo plazo para asegurar que cada solución evolucione con tu negocio.
Ya hemos ayudado a decenas de empresas a olvidarse del papel, a mejorar sus procesos de facturación y a ganar agilidad en la gestión documental.
En resumen…
La gestión documental ya no tiene por qué ser una carga. Con Document Capture, puedes digitalizar, automatizar y simplificar tus procesos documentales dentro de Business Central, aumentando la eficiencia de tu equipo y reduciendo riesgos.
¿Listo para decir adiós al papel y dar el paso hacia una empresa más ágil y digital?
Escríbenos y descubre cómo en VS Sistemas podemos ayudarte a implantar esta solución de forma segura, eficaz y alineada con tus objetivos de transformación digital.
