x

Cursos de formación Microsoft Dynamics 365 Business Central

Cursos para empresas | Formación de iniciación y nivel avanzado

fichar en teletrabajo

¿Fichar en teletrabajo?

By J.M. Castillo, Post

Nunca en la historia hemos tenido tal demanda de teletrabajo. Estamos viviendo una época revolucionaria en ese aspecto, el problema es que ha sido muy rápido y a la mayoría de las empresas no les ha dado tiempo a planificarlo. Por ello la principal prioridad ha sido preparar comunicaciones y accesos a los servicios, aplicaciones y archivos que usan los trabajadores para realizar las funciones asignadas, pero desde su casa.

Venimos de una etapa donde el volumen de teletrabajo era insignificante con respecto al trabajo en la empresa. Dicho de otra forma; el presentismo era la principal definición de cómo trabajamos y eso ha cambiado de la noche a la mañana. Una vez que los equipos están trabajando desde casa debemos empezar a pensar en elementos que no habíamos tenido en cuenta en un primer lugar y uno de ellos es el fichaje en la empresa.

En marzo de 2019 entró en vigor una nueva ley para regular las horas en el trabajo y dar una mayor protección al trabajador, en concreto se modificó los artículos 4, 12, 34 y 35 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto-ley 8/2019), que obliga a los trabajadores a registrar las horas laborales de entrada y salida. Esta ley permitía diversas formas de registrar las entradas, salidas y ausencias de los trabajadores. Entre ellas la firma diaria en un papel, el registro manual en un archivo (un Excel), la ficha en local mediante tarjetas o biométrico, o incluso a través de un portal web donde se realizaba el fichaje.

¿Y en teletrabajo cómo lo hacemos?

Salvo las empresas que los tenían en un portal web, el resto no puede fichar, y como hemos comentado anteriormente desde marzo de 2019 es obligatorio. Pues de nuevo Microsoft es su aliado. Microsoft ofrece a sus suscriptores de Office 365 un reloj de fichar muy potente, intuitivo y fácil para registrar las horas de los trabajadores. No tendrás que instalar nada adicionalmente porque está integrado dentro de Microsoft Teams. Esta aplicación registra el fichado de sus empleados, autogestiona el cambio de turnos y permite la solicitud de vacaciones. Se llama Turnos, y es un componente de Microsoft Teams.

Está especialmente indicado para gestionar los turnos en trabajadores "firstline", es decir, operarios. También existen otro tipo de soluciones más complejas que responden a la necesidad de geolocalizar visualmente al trabajador en su fichaje, con la opción de conectar con sistemas biométricos e integración con el ERP de la empresa. Es el caso de VSTimeControl. Pero para cubrir las necesidades básicas de una forma rápida, la opción de Teams es, cuanto menos, interesante.

blog1

 

Fichajes de los empleados

Los empleados pueden fichar tanto desde la aplicación Teams como desde el dispositivo móvil, solo pulsando un botón. Adicionalmente se pueden grabar las coordenadas desde las que se permite fichar, y evitar así que los empleados fichen desde fuera de su lugar de trabajo.

blog2

Estos pueden registrar además los descansos, paradas para comer, y pueden revisar su historico:

blog3

7. Have a workforce management system?

En la pantalla principal el empleado puede ver los turnos asignados de la semana y verlo en modo programación:

blog4

Y al entrar en los detalles puede conocer su horario asignado para descanso o incluso puede solicitar un cambio de turno o aceptar el cambio que otra persona haya solicitado

blog5

Este conjunto de características tiene mucha importancia para cualquier empleado, ya que puede gestionar y conocer desde su propio teléfono móvil todo lo que necesita en cuanto a turnos, y especialmente útil para personas que tienen turnos rotativos, ya que en el móvil pueden realizar todas las gestiones necesarias, ahorrando visitas a recursos humanos para solicitar vacaciones, o cambiar un turno.

 

¿Como administra el responsable?

Evidentemente hay otra parte que gestiona su responsable directo, y es generar turnos, asignarlos, administrar vacaciones y estar al día en el cambio de turnos.

Vista de gestor:

blog6

Desde esta vista podemos ver la planificación por turnos de todo el día, semana, o mes.  Y podemos realizar las siguientes gestiones:

Podemos realizar la configuración del entorno. Definimos varios aspectos como los tipos de descansos/ausencias, el inicio de la semana, y desde ahí nos podemos descargar el informe de fichajes del equipo.

blog7

Podemos crear varios tipos de turnos, para facilitar el trabajo de asignación, poniéndole colores distintos para una mejor visualización:

blog8

E incluso podemos gestionar las peticiones de ausencias y o vacaciones.

blog9

 

Licencias necesarias

Turnos se encuentra incluida en cualquier licencia de Office 365 que incluya Microsoft teams.

blog10

 

Conclusión

Si ya usas Office 365 en tu organización y tienes alguna de estas licencias asignadas a los usuarios el uso de Turnos es gratuito, y como tiene agregada la información de los usuarios es muy rápida. Por ello es ideal para implantarlo rápidamente.

Cuenta con VS Sistemas para una implantación de Turnos en Microsoft Teams o de una solución más avanzada en funcionalidades como VSTimeControl. Nuestro equipo está certificado por Microsoft como especialistas en Ofiice 365 y cuentan con la experiencia necesaria para que la puesta en marcha y la formación a usuarios y responsables sea la necesaria para que pueda cumplir con la normativa de fichajes de forma rápida.

Comparte este artículo

Este sitio web utiliza Cookies propias y de terceros. Si continúas la navegación, estás aceptando el uso de las cookies. Entendido | Más información