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FIRMAS OUTLOOK SINCRONIZADAS

La misma firma en todos los clientes de Outlook

By J.M. Castillo, Post

Microsoft hizo un anuncio el pasado 11 de Septiembre que generó mucha emoción; están trabajando para sincronizar las firmas de correo electrónico en todos los dispositivos.

A pesar de que aún no se ha confirmado plazos ni fecha de cuándo esperan ofrecer la funcionalidad o qué clientes obtendrán primero la función, se está comentando mucho este cambio por el avance que supone.

Esta iniciativa aborda el problema causado por los clientes de correo que tienen un control independiente sobre la información de firma aplicada a los mensajes salientes. Si, como yo, utiliza varios clientes de Outlook, debe configurar la firma en cada cliente en cada dispositivo. No es difícil de hacer, pero es frustrante que una tarea tan simple sea necesaria, especialmente cuando los clientes usan diferentes interfaces para componer y administrar firmas.

Figura 1: Redacción de una firma con Outlook (crédito de imagen: Jose Manuel Castillo

En la versión Owa (correo web) aunque se crea de forma amable, es distinta la forma de crearla.

Figura 2: Redacción de una firma con Outlook Web (crédito de imagen: Jose Manuel Castillo

En cambio, para la versión mobile de Outlook, el formato y la forma de construirlo es totalmente distinta, sobre todo si se desea poner texto enriquecido o imágenes en el contenido.

Implementación de Microsoft solo para Outlook y OWA

Algunos comentarios que surgieron comentaban que esto marcaría el final del camino para los ISV que se especializan en firmas automáticas de correo electrónico. Desde VS Sistemas no estamos de acuerdo y explicamos el por qué:

Lo más importante es entender que se trata de una implementación de Microsoft y esto significa tres cosas:

- Primero, la implementación se centrará en los clientes de Outlook y no se aplicará a software de terceros como Thunderbird u otros clientes IMAP4 / POP3, ni a ninguno de los clientes ActiveSync específicos del proveedor, como la aplicación de correo iOS. Si desea una solución lista para usar que maneje a todos los clientes, debe contar con una herramienta de terceros.

- En segundo lugar, Microsoft elegirá una ubicación de almacenamiento que controle la información de la firma y esté disponible para los clientes de Outlook. Una forma de hacerlo es mantener los datos de la firma en las propiedades del buzón. Un ejemplo de un mecanismo más flexible es utilizar elementos asociados a carpetas (FAI), almacenados en los buzones de Exchange.

- En tercer lugar, Microsoft no ha dicho si su implementación será solo en la nube o si cubrirá servidores locales. Dada la forma en que las inversiones de ingeniería actuales se centran en los servicios en la nube, creemos que no veremos esta funcionalidad incorporada en Exchange 2019.

De cualquier forma, todo parece indicar que el funcionamiento va a ser bastante básico. Se creará una firma que se usará según la configuración que establezcamos y se sincronizará en todos los dispositivos que usen Outlook u OWA como gestor de correo.

Firmas cifradas manejadas Correctamente

Es importante que Outlook procese las firmas porque significa que los mensajes se envían completamente formados, incluido el cifrado aplicado por el Cifrado de mensajes de Office 365 o las Etiquetas de sensibilidad, que se envían a la canalización de transporte. Esto evita los problemas a los que se enfrentan los productos de firma automática de terceros, ya que no pueden abrir y actualizar mensajes cifrados.

Buenas noticias para usuarios de Outlook

En general, la noticia es buena. Microsoft debería haber entregado consistencia de firma entre clientes hace años. Outlook ha existido durante casi 23 años y OWA ha existido durante casi el mismo tiempo. Este centavo tardó demasiado en caer, pero al menos se puede ver algo de luz al final del túnel.

 

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