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Conectando el comercio electrónico con tu software de gestión empresarial

By I. Ruiz Japón, Post

¿Conoces las ventajas de integrar una plataforma de comercio electrónico con tu sistema de gestión empresarial?

Siguiendo la línea trazada en el post anterior, ¿Pensando en vender por Internet? Estas son las herramientas tecnológicas que necesitas, donde exponemos la situación actual del e-commerce en España y retomando el post Gestión empresarial inteligente: ERP y CRM, en este nuevo artículo queremos exponer los beneficios de interconectar comercio electrónico y software de gestión empresarial y comentar diferentes alternativas técnicas para esta interconexión.

Independientemente de la plataforma de comercio electrónico elegida, recomendamos que ésta quede integrada con su software de gestión empresarial, de forma que compartan parte de la información generada sin necesidad de intervención por parte de los usuarios, evitando así duplicar manualmente el trabajo y la posible aparición de incoherencias en los datos de los diferentes sistemas.

Igualmente, es recomendable mantener cierto grado de independencia entre los sistemas para facilitar así la aplicación de futuras actualizaciones o nuevos componentes que puedan ir apareciendo para las diferentes plataformas. De este modo, sería una integración no invasiva a través de la implementación de un sistema de sincronización intermedio que se encargue del traspaso automático de la información necesaria entre los sistemas.

Estudio de la información a sincronizar

A la hora de definir este sistema de sincronización, será necesario estudiar cada tipo de información a sincronizar, dónde se origina esta, su frecuencia, volumen y naturaleza. En este estudio, se deberá tener en cuenta al menos la gestión de:

- Información relacionada con el catálogo de productos: Buena parte de la información asociada a los productos ya se tendrá de antemano almacenada en el ERP (nombre, descripción, precio, etc.), por lo que podría ser interesante que la gestión de esta información se realice solo desde el propio ERP, y el sistema de sincronización se encargue de traspasarla al sistema de e-commerce.

- Gestión del inventario: Al igual que el catálogo de productos, esta información ya se debe tener de antemano en el ERP por lo que, del mismo modo, sería conveniente que esta gestión se realice sobre el ERP y se traspase de forma automática al e-commerce.

- Gestión de clientes: Si el comercio electrónico estuviera orientado solo como modelo B2B (negocio a negocio), la gestión de clientes se llevaría solo en el ERP, y se le podría dar un tratamiento similar a la gestión del catálogo de productos e inventario. Sin embargo, si la idea es contar con un modelo de comercio electrónico abierto a todo el público, sería necesario permitir que los clientes se den de alta desde el propio e-commerce, y se traspase automáticamente al ERP. En función del negocio, sería recomendable habilitar la sincronización de clientes en ambos sentidos.

- Gestión de pedidos: Aunque los pedidos se creen desde el e-commerce (sería necesario el traspaso de la información al ERP), lo razonable es que se gestionen desde el propio ERP, lo cual necesitaría dotar al sistema de sincronización de información de mecanismos para, por ejemplo, actualizar los estados de los pedidos o aplicar el cálculo de los gastos de envío según la lógica del ERP.

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Sincronización periódica o en tiempo real

Por último, a la hora de implementar el sistema de sincronización será necesario estudiar y decidir por cada entidad si basta con que ésta se sincronice de forma periódica o, sin embargo, se requiere de sincronización en tiempo real:

- Sincronización periódica: es el método menos invasivo y el más recomendado si se desea mantener ambos sistemas independientes y actualizables. Aunque la sincronización se realice de forma automática según una programación predefinida, resultaría conveniente permitir la ejecución manual del proceso para forzar la actualización. Por ejemplo, podría ser útil si se opta por esta opción para la sincronización de precios de productos.

- Sincronización en tiempo real: requiere la modificación del código fuente del sistema donde se origina la información a traspasar o se consume cierta información del otro sistema. Por ejemplo, esta opción podría resultar interesante si se desea optimizar al máximo el tiempo de atención de los pedidos generados desde el e-commerce, de forma que no se vean penalizados frente a los pedidos generados por canales tradicionales (que se realizan por un operario directamente a través del ERP). Otro ejemplo de uso de esta opción podría ser cuando se tiene la necesidad de obtener el importe de los gastos de envío al completar un pedido en el e-commerce, según la lógica existente en el ERP.

En VS Sistemas fomentamos la combinación de este tipo de plataformas siguiendo la fórmula tratada en este post, acumulando en nuestro equipo una amplía experiencia en la integración de los sistemas Dynamics NAV y NopCommerce.

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